如何发起一次不被骂的工作会议

in 我的观点 with 0 comment  访问: 287 次

原由

为什么写这篇文章,就是因为很多时候我也在做那个骂人的角色。所以换位思考,如果我发起一个工作会议我是不是也会让别人在心地默默的骂着我啊,所以这样不好,别人可以做的不好被骂不反思,但是我不行我得做好。

如果我们把参加工作会议这件事情比作一次产品体验的话,那我去参会我就相当于产品使用者的角色,我都抱怨满脑飞了,我是经历者,我有这个痛点了,所以我不能发起一次被骂的会议,所以我这里瞎逼叨叨如何发起一次不被骂的工作会议。

为什么会被人会骂

为什么会被人骂,这是被骂过的人应该去反思的问题,当然我也可能被人骂过,所以我也要..... ?

故事一

小明是一枚创业公司的运维(运维部就他一人),他每天都要参加公司的早上例会,看清楚了哦,是每天。 他心里骂的最多的不是他的直属领导,而是开发总监。 为什么小明会这样呢,因为会议主导者是他。

每天早上开个例会,定好会议时间比如30分钟,然后回顾一下每个人之前的工作进度,和当前的工作状态,以及下一步工作计划,不是挺好的吗,这样也有助于工作的透明,提高每个人对工作事件的把控能力啊,让自己清晰的看到自己工作在哪些方面做得还不足,还需要改进的,这很好啊。但是事实不是这样的,真实的状态是如下情况:

  1. 会议没有明确的主题
  2. 没有时间限制,大家聊到哪里,算哪里
  3. 不明白自己干嘛去了,开发总监自己一个人说了算,别人的意见他从来就是左耳朵进,右耳朵出
  4. 领导他迟到了
  5. 开完会没有结论

如果你是小明,你每次开完会都是在这么一个状态下听完一个人的会议表演,你不会在心底骂人吗,所以小明每天心里是千万匹曹尼玛奔腾而过啊,所以小明心里每天都默念:
sb.png

故事二

小虎是某互联网公司的一枚PHP开发小弟,他们公司领导有个规定,每天早上都要例会一次,回顾一下每个人上周的工作情况和本周的工作计划,参加会议的有Dev、QA、OPS,一大堆人(最起码15人+)围着一个会议桌开会,就好像如下图:
ghz.png
古惑仔去打架一样,如果每次开会都跟打架一样,你想你作为小弟,你能默骂sb领导吗,开个例会就是让我站在会议室听完你蛋逼畅聊,让我在心里骂你千百遍,然后我还死伤上百万细胞,何必呢,小虎心想有这时间我都修复一个Big Bug了。
hu.png
小虎就好像上面会议桌旁的手机玩家,这样的会议让他有一次完全利用上班时间玩手机的机会了。

为什么

故事讲完了,下面我们来分析一下,为什么会出现这些现象呢?我想不少人都经历过这种工作阶段,就是自己在公司没有地位,没有话语权的职业阶段,更加遇到的多,有个会议本来跟你没有半毛钱的关系的,被领导一喊话,你只能委曲求全的状态去了。出现上面等一些情况,有如下几种原因:

  1. 发起会议的领导没有意识
  2. 作为参会者你不懂得拒绝
  3. 创业公司还在谋求正确的做事方法
  4. 没有计划性设定会议时间周期,时间没有把控,没有把控就会失控
  5. 伪官僚作风,随大众,把开会当做一种习惯,而不关注会议的目的和价值

正确姿势预警

goodwork.png
如果你已经是像上图那样的状态,作为一个会议主导者,只有你的声音而没有他人的声音,你应该反思了,如果作为参会者你只知道混过这段会议时间,毫不关心会议,那你也该反思了。

我们应该如何找到正确姿势呢,我们应该要有规划性的去发起一次会议,你在要做这件事情的时候,你就应该做好准备,我们正确的姿势应该是像下面这样的:
mail.png
如上图所示,我们来总结一下我们应该做到哪几点,可以避免被骂:

  1. 提前邮件通知:不要让别人摸不着头脑,被你揪去开会
  2. 会议主题明确: 要让别人清晰的知道会议的目的,让他觉得跟他是有关系的
  3. 邀请正确参会人: 不要眉毛胡子一把抓,应该明确具体参会人员,并说明让他参会的理由,人少越高效
  4. 明确会议时间: 明确说明会议时间,作为会议主导者要有会议时间的把控能力,实在不行你买个时间跳蛋开会用
  5. 大概的会议流程: 明确会议的大概讨论议题
  6. 附件:对于会议要使用的的资料,要在邮件中有体现,好让别人提前做会议准备,让参会者找到自己应该着重参与的部分
  7. 会议要有结论: 会议最终要有结论,不能一次会议就像一场马赛,跑完就完事了,具体到后续具体操作,事件跟进人,会议主导者或者指定人当天发出会议纪要。

上面7点让我们注意如何能够发起一次合格不被人骂的会议。在工作中我希望作为一个管理者你发起会议,在参会人这块尤其要注意,不要眉毛胡子一把抓,最好是要有个分化的tree树的概念,会议邀请几个小leader参与,等会议把事情敲定后,让这几个小leader把工作安排和计划传递下去,而不是这事跟20人有关系,你都叫来参会,这是极其愚蠢的做法,因为会议的参会人数越少,会议的效率越高,越节约时间成本。

但是有些具体的情况,视具体的情况而定,比如公司召开一个Team Lunch,那就的要求大家都参与,要不人家会不开心的。

其实作为会议的参会者,我们也应该做到如下几点:

  1. 收到会议邮件邀请,要对邮件作出回应,如果有特殊原因,说明特殊原因不能参加,这是一个工作技巧问题,也是互相尊重的问题;
  2. 如果会议邮件是提前发出的,但是邮件中会议内容不明确,你不知道你去干吗,那你应该主动跟发起者去沟通一下;
  3. 如果回应了可以参会,但是不能准时参加,需要跟会议发起者沟通好,因为关键性人物可能导致大会时间失控;
  4. 可以带上电脑或者笔记本做会议笔记,但是千万不要玩电脑哦
  5. 积极参与讨论和反馈,很多会议的目的都是找到大家一致认同的较好的解决方案,不要打酱油,让自己成为一个会议的手机党。

如上5点是对于一个会议参与者的一个建议。

总结

通过我上面的哔哔,希望你能认识到不管作为一个会议的发起者还是参与者,你都要去思考,怎么让你参与的会议更有目的性和意义,不要浪费你我他的时间。
time.png
Wechat

WeZan
Responses